Lynn Proactive

El Outbound marketing es el conjunto de estrategias que busca llamar la atención de tus usuarios para generar oportunidades de negocio de manera directa. Utiliza la comunicación unidireccional, sin ser necesaria la respuesta inmediata del usuario. Su propósito principal es impactar a la mayor cantidad de personas sin importar si estos son realmente usuarios objetivos.

El módulo de Lynn Proactive es el encargado de modelar, administrar y controlar el comportamiento de las interacciones OutBound de la plataforma. Este módulo, ofrece una poderosa herramienta que mejora la experiencia de servicio del cliente y del proveedor, gracias a omnicanalidad que maneja la plataforma y creación de flujos cognitivos de autoatención.

Lynn Proactive opera utilizando un Contacto que pueden ser obtenido a partir de interacciones previas del cliente con la plataforma o a través de importaciones masivas (solo para el canal WhatsApp), y una Campaña que se encarga de definir la estrategia de contacto. Cada mensaje enviado a un Contacto a través de una Campaña, se representa en la plataforma como un Registro de Campaña.

El módulo de Lynn Proactive dispone de un conjunto de APIs que permiten administras algunas funcionalidades del módulo, son de tipo REST y requieren de una Token de autorización. Apis Disponibles

Definiciones

Campaña

La campaña pertenece a un Tenant.
Un Tenant puede tener múltiples campañas (cinco para la versión Preview actual)
Se identifican por un Nombre, además de su ID para administración vía API.
Tipos de campaña:
1. Mensaje Simple: Envía un mensaje al cliente y espera su respuesta para crear una sesión.
2. Mensaje Múltiple: Envía un mensaje al cliente y automáticamente crear una sesión. Nota. El canal WhatsApp no soporta Mensaje Múltiple para mensajes enviados a través de plantillas.
Modos de ejecución:
1. Manual: El inicio y detención de la campaña requiere de la acción de un administrador.
2. Scheduled: El inicio y detención de la campaña se realizará automáticamente de acuerdo a fecha de inicio y fin configurada. Durante este periodo, la campaña se comportará como AlwaysOn.
3. AlwaysOn: La campaña siempre estará en un estado iniciado. Los registros de campañas creados, se procesarán automáticamente. Este modo de ejecución soporta registros agendados.
Categoría: Se utiliza para agrupar múltiples campañas. Este parámetro toma mayor relevancia a la hora de configurar contactos en lista negra.
Validez: Determina la fecha de vigencia de la campaña. Posterior a esta fecha:
1. se detendrá la ejecución de la campaña
2. la reacción del cliente a la campaña será descartada
3. no se agregarán nuevos registros de campaña.
Vigencia en horas: Determina el tiempo dentro del cual será aceptada la reacción del cliente después de un contacto proactivo. Posterior a este tiempo la reacción será descartada y se iniciará la sesión utilizando la intención por defecto del Tenant.
Intención para ejecutar: Intención que se ejecuta cuando el cliente reacciona a un mensaje proactivo. Puede ser cualquier intención asociada al Tenant

Contacto

El contacto pertenece al Tenant
Es la representación de un cliente en un canal (WhatsApp, Teams, Facebook, etc.)
Un contacto puede ser utilizado por múltiples campañas
Los contactos de canales NO WhatsApp, solo pueden ser obtenidos por Lynn desde la interacción con el cliente
Los contactos de canales WhatsApp pueden ser importados de forma masiva
Los contactos pueden ser agregados a una lista negra (DND) la cual puede hacer referencia a una campaña, o a un grupo de campañas identificadas por una categoría común.

Registro de Campaña

El registro pertenece a la campaña
Representa un mensaje procesado por una campaña asociado un contacto en un momento dado.
Tipos de registro:
1. Externo: El resultado de procesar el registro, es el envío de un mensaje al cliente.
2. Interno: El resultado de procesar el registro, es iniciar una sesión en Lynn que posee entidades obtenidas al momento de crear el registro. Este comportamiento permite dar solución a casos de uso complejos, haciendo uso de las funcionalidades que ofrecen los flujos de autoatención.
Posee una referencia al contacto.
Estados:

A continuación definición de cada estado:
1. Ready: El registro será procesado cuando se ejecute la campaña. Registro validado y listo para ser enviado.
2. InProgress: Lynn tiene el registro en proceso para ser enviado.
3. Sent: Fue enviado y la recepción ha sido confirmada por la red social.
4. Confirmed: Confirmación de entrega o lectura de la red social.
5. Reacted: Estado cuando el usuario reacciona el mensaje proactivo.
6. SentInSession: Usuario reaccionó con una sesión activa. Se contabilizan dentro de reacted.
7. Error: Ha ocurrido un error al procesar el registro de campaña.
8. Cancel: cuando se cancela el registro de campaña desde el flujo de autoatención.
9. Dnd: cuando al ejecutar el registro, el contacto está en Lista Negra para la campaña.
Información adicional:
1. Para canal WhatsApp: contine la información necesaria para contratar al cliente mediante una plantilla de WhatsApp. Estos parámetros varían según el proveedor.
2. Para canales no WhatsApp: contine el mensaje que será enviado al cliente
Datos: Contiene el nombre y el valor de las entidades que sean agregadas en el momento de crear el registro.
Datos MTM: Contiene la lista de parámetros que serán enviados en la plantilla MTM. Solo aplica para el canal WhatsApp.
Header MMT: Contiene la lista de parámetros que serán enviados en la cabecera de la plantilla MMT. Solo aplica para el canal WhatsApp. La estructura de estos parámetros varía según el proveedor.
Body MMT: Contiene la lista de parámetros que serán enviados en el cuerpo de la plantilla MMT. Solo aplica para el canal WhatsApp. La estructura de estos parámetros varía según el proveedor.
Registra el resultado de la acción de envío del mensaje.
Pueden ser reutilizado, cambiando su estado a Listo, manteniendo el histórico de ejecuciones anteriores.

Canales que soportan Outbound

Todos los canales, excepto el Widget, podrán ser utilizados por Lynn Proactive.
Nota. El Widget requiere el acceso (vía Web) y autenticación del usuario, por lo que sería imposible entregarle un mensaje cuando este se encuentre offline.

Arquitectura

Componentes

Outbound Manager

Componente interno asociado al Core de Lynn que se encarga de la administración, monitoreo y ejecución de Campañas. Una Campaña es la representación lógica de una estrategia de comunicación proactiva hacia un grupo de Contactos. Es requerido el permiso de Administrador o Editor (con permisos especiales asignados sobre una campaña) para gestionar este componente.

El Outbond Manager realiza las siguientes funciones:

Administración de contactos.
Establecer la relación entre un contacto y un canal.
Establecer la relación entre un contacto y una campaña
Iniciar, detener y monitorear campañas.
Establece la comunicación con el Channel Gateway para hacer efectivo el contacto con el cliente.
Monitoreo y ejecución de registros de campaña.
Actualizar el estado de los registros de campaña.
Outbound Importer

Componente interno asociado al Core de Lynn que se encarga de la carga e importación de Contactos y la generación de Registros de Campañas.

El Outbond Importer realiza las siguientes funciones:
Importar contactos de tipo WhatsApp.
Generar registros de campaña a partir de los contactos existentes.
Generar registros de campaña para el canal WhatsApp, a partir de una importación personaliza utilizando un archivo .csv

Outbound Sender

Componente interno asociado al Gateway de Mensajería que se encarga de enviar los mensajes que recibe desde el Outbond Manager, haciendo uso de la interfaz de conexión con los diferentes canales integrados. Esta comunicación se hace afectiva, gracias a la información del contacto asociado al registro de campaña.

El Outbond Sender realiza las siguientes funciones:

Recopilar desde el canal de comunicación la información necesaria para la creación de un contacto.
Procesar los mensajes procedentes del OutBound Manager y entregarlos al cliente según el canal de comunicación.
Notificar al OutBound Manager el resultado del envío de los mensajes a través de los diferentes canales

Vistas

Campaign View

Es la vista principal que permite a administración del módulo Lynn Proactive. Es requerido el permiso de Administrador o el de Editor (con permisos sobre, al menos, una campaña), para acceder a esta vista.

Nota. Los editores, solo tendrán visibilidad sobre las campañas a las que tengan permiso de administración.

La vista está compuesta por:

Acceso a la Vista de Contactos.
Acceso al formulario de creación de Campañas.
Listado de campañas
- Acciones por campaña:
  - Ejecutar la campaña. Solo disponible para campañas cuya fecha de vigencia sea mayor a la actual y el modo de ejecución sea Manual.
  - Acceso a la vista de Registros de Campañas.
  - Exportar plantilla de contactos. Permite seleccionar los contactos disponibles según su canal y definir el mensaje que será enviado de forma proactiva. El resultado de este proceso es un archivo en formato .cpg con la información necesaria para generar registros de campaña. (Ver Plantilla_de_Contactos.cpg)
  - Crear registros de campaña a partir la importación del archivo .cpg (Ver Plantilla_de_Contactos.cpg)
  - Importación masiva de contactos WhatsApp y creación automática de registros de campaña. Esta importación requiere de un arco .csv (Ver WhatsApp_Import.csv) con la información de los contactos y un json (Ver Configuración_plantilla_HSM.json) de configuración para mapear la estructura del csv.
  - Agregar permisos a los Editores del Tenant para administrar la campaña. Solo es visible para administradores del Tenant.
  - Eliminar la campaña. Solo es visible para administradores del Tenant

Contact View

Esta vista permite administrar los contactos del Tenant.

La vista está compuesta por:

Acceso para importar contactos WhatsApp a partir de un archivo .cpg (Ver Contactos_WhatsApp.cpg)
Agregar un contacto. Esta funcionalidad solo permite agregar contactos de tipo WhatsApp o Voz.
Lista de contactos:
- Acciones por contacto
  - Editar:
    - Contactos No WhatsApp: Solo permite actualizar el nombre del contacto.
    - Contactos WhatsApp/Voz: Permite actualizar el nombre y el número telefónico del contacto.
  - Eliminar: Permite eliminar un contacto.

Campaign Record View

Esta vista permite administrar los registros de la campaña.

La vista está compuesta por:

Agregar un registro de campaña
Lista de registros:
- Acciones por registro
  - Logs: Muestra le resultado de la ejecución del registro. Se registra el ID que se obtiene desde el canal a través del cual se envió el mensaje y en cado de ocurrir un error en el proceso, se registra el detalle. En caso de reutilizar el registro, se genera un nuevo log.
  - Editar: Permite editar la información asociada al registro. La referencia al contacto solo se puede cambiar si el registro no ha sido procesado.
  - Eliminar: Permite eliminar un registro.

Acciones disponibles en el diagrama

En el diagrama del Tenant existen un conjunto de acciones que se encuentran bajo la categoría OutBound, permitiendo interactuar con el módulo Lynn Proactive desde el flujo de autoatención.

Las acciones disponibles son:

Campaign Contact Manager: Crea un contacto a partir del canal por el cual se inició la sesión. Si el contacto existe, lo actualiza. Retorna el ID del Contacto, este parámetro es obligatorio para generar un registro de campaña desde el flujo.
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_NAME_EXPRESSION: String Expression para obtener el nombre del contacto.
  - UPDATE_CONTACT_NAME: Boolean para indicar si se actualiza el nombre del contacto en cada ocasión que el cliente pase por esta acción. Por defecto está en NO
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: Entidad donde se almacena el ID del contacto creado/actualizado
Campaign WhatsApp/Voice Contact Manager: Crea un contacto exclusivo para los canales WhatsApp y Voz. Tiene la misma funcionalidad y comportamiento que la acción Campaign Contact Manager.
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_NAME_EXPRESSION: String Expression para obtener el nombre del contacto.
  - CONTACT_NUMBER_EXPRESSION: String Expression para obtener el número del contacto.
  - UPDATE_CONTACT_NAME: Boolean para indicar si se actualiza el nombre del contacto siempre que el cliente pase por esta acción. Por defecto, este parámetro, está definido en NO.
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: String Entity donde se devuelve el ID del contacto creado/actualizado.
Administration of the Campaign Records: Crea un registro de campaña.
- Parámetros de configuración:
  - CAMPAIGN_ID: Referencia al ID de la campaña. Cada acción puede crear registros asociados a una única campaña.
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: Entidad resultante de la acción Campaign Contact Manager, la cual contiene el identificador del contacto
  - SCHEDULE_CONTACT_ENTITY: String Expression para definir una fecha y hora para ejecutar el registro de campaña. Este campo solo tendrá efecto si la campaña se encuentra en modo AlwaysOn o dentro del periodo activo de una campaña en modo Scheduled. Formato de fecha esperado: dd/MM/yyyy HH:mm:ss
  - IS_INTERNAL: Boolean Expression para determinar si el registro de campaña será procesado como interno o externo.
  - ALLOW_DND_CONTACT: Boolean que indica si se creará el registro de campaña a pesar de que el contacto se encuentre en Lista Negra. Por defecto, este parámetro, está definido en NO.
  - MULTIPLE_ACTIVE_RECORDS: Boolean que indica si se creará un nuevo registro cada vez que el usuario pase por esta acción y exista un registro anterior en estado Listo (SI), o se actualizará el registro existente (NO). Por defecto está definido en NO
  - RECORD_ID_ENTITY: String Entity donde se devuelve el ID del registro de campaña creado/actualizado.
  - OPERATION_ENTITY: String Entity donde se devuelve la acción realizada sobre el registro de campaña: NEW, UPDATE o ERROR
  - Configuración de mensaje por canal
    - Canales No WhatsApp
      - OUTBOUND_MESSAGE_EXPRESSION_NOMBRE_CANAL: String Expression para definir el mensaje que deberá ser entregado al cliente.
      - NOMBRE_CANAL_ADDITIONAL_DATA: Entity List que serán asociadas al registro de campaña. Estas entidades estarán disponibles cuando el cliente reaccione al contacto proactivo, o en la ejecución de un registro interno.
    - Canal WhatsApp: estos datos son sacados desde la plataforma del proveedor de WhatsApp. Su estructura varía dependiendo del proveedor.
      - TEMPLATE: identificador o nombre de la plantilla configurada y aprobada en WhatsApp.
      - NAMESPACE: nombre del espacio de trabajo al cual está asociada la plantilla
      - LOCALE: idioma de la plantilla
      - WHATSAPP_NUMBER: número de del servicio al cual está asociada la plantilla. Representa al proveedor según la configuración del canal
      - HSM_TYPE: tipo de plantilla a utilizar: Mensaje de texto (MTM) o mensaje multimedia (MMT)
      - HSM_MTM_DATA: String List para definir los parámetros que utilizará la plantilla MTM y su posición en el mensaje. Cada elemento es evaluado como una expresión.
      - HSM_MMT_HEADER_DATA: String List para definir los parámetros que utilizará la plantilla MMT en la cabecera del mensaje. Cada elemento es evaluado como una expresión.
      - HSM_MMT_BODY_DATA: String List para definir los parámetros que utilizará la plantilla MMT en el cuerpo del mensaje. Cada elemento es evaluado como una expresión.
      - WHATSAPP_ADDITIONAL_DATA: Entity List que serán asociadas al registro de campaña. Estas entidades estarán disponibles cuando el cliente reaccione al contacto proactivo, o en la ejecución de un registro interno.
    - Canal Voz
      - VOICE_ADDITIONAL_DATA: Entity List que serán asociadas al registro de campaña. Estas entidades estarán disponibles cuando el cliente reaccione al contacto proactivo, o en la ejecución de un registro interno.
Campaign DND Manager: Agregar o eliminar un contacto de la lista negra para una campaña
- Parámetros de configuración:
  - CAMPAIGN_ID: Referencia a la campaña
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - DND_CONTACT_EXPRESSION: Boolean Expresion para definir si el contacto estará (true) o no (false) en lista negra.
Campaign DND Manager By Category: Agregar o eliminar un contacto de la lista negra para un grupo de campañas que pertenece a la misma categoría
- Parámetros de configuración:
  - CAMPAIGN_CATEGORY: referencia a la categoría
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - DND_CONTACT_EXPRESSION: Boolean Expression para definir si el contacto estará (true) o no (false) en lista negra.
Campaign DND Validator: Valida si un contacto se encuentra en lista negra para una campaña determinada.
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - CAMPAIGN_ID: Referencia a la campaña.
  - DND_VALIDATION_RESULT: Boolean Entity que devuelve si el contacto está (true) o no (false) en lista negra.
Campaign DND Validator By Category: Valida si un contacto se encuentra en lista negra para una categoría determinada.
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - CAMPAIGN_CATEGORY: Referencia a la categoría.
  - DND_VALIDATION_RESULT: Boolean Entity que devuelve si el contacto está (true) o no (false) en lista negra.
List Campaign Records By Contact: Devuelve un listado de registros en estado Listo, dada una campaña y un contacto
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - CAMPAIGN_ID: Referencia a la campaña.
  - RECORDS_RESULT: String Entity que contiene el listado de registro en formato Json Array
    
    records:[{CampaignCategory:Test,CampaignId:a47be8af-d40d-452c-9a3e-bcf668fcd1dc,RecordId:c02c916c-0d41-4ed4-933b-4c029d7296d9,ScheduledStartDate:,CampaignType:1,CampaignName:DemoOutboundTest}]
Cancel Campaign Records By Contact: Elimina un registro de campaña que se encuentre en estado Listo
- Parámetros de configuración:
  - CONTACT_IDENTIFIER_ENTITY: entidad para obtener el identificador del contacto
  - CAMPAIGN_RECORD_ID: String Expression para definir el ID del registro de campaña a eliminar
  - CANCEL_RESULT: Boolean Entity que devuelve si el registro fue eliminad (true) o no (false).

Reportería

Esta compuesta por un grupo de gráficos de progresión y tipo tabla que le ayudaran a visualizar la progresión de su campaña. Para ver mas detalles dirijase a Reportería - Dashboards Outbound

Limitaciones

Los límites de mensajes determinan el número máximo de conversaciones iniciadas por la empresa que puedes empezar con cada uno de tus números de teléfono en un periodo renovable de 24 horas. Una conversación iniciada por la empresa empieza cuando se entrega el primer mensaje de plantilla a un cliente y finaliza 24 horas después.

Este límite aumenta automáticamente en función del estado del número de teléfono, la calificación de calidad del número de teléfono y la frecuencia con la que la empresa inicia conversaciones con clientes únicos.

Para mayor información consulte la documentación de META